Un classeur Excel prêt à remplir, avec toutes les mentions obligatoires, un onglet pour les stagiaires et un mode d’emploi.
Qu’est-ce que le registre unique du personnel ?
C’est la liste, établissement par établissement, de toutes les personnes que vous employez, dans l’ordre de leur embauche. Il est prévu par l’article L1221-13 du Code du travail et doit être tenu dans tout établissement qui emploie au moins un salarié, quelle que soit sa taille. Un restaurant avec deux salariés et des extras le week-end est concerné.
Seules exceptions : les particuliers employeurs et les associations qui utilisent le chèque emploi associatif.
Qui doit y figurer
- Tous les salariés, en CDI, en CDD, à temps plein ou partiel, y compris les extras en CDD d’usage, même pour une seule soirée.
- Les apprentis et les contrats de professionnalisation.
- Les intérimaires mis à disposition par une agence et les salariés d’un groupement d’employeurs.
- Les stagiaires et les volontaires en service civique, dans une partie à part.
Les mentions obligatoires
Pour chaque salarié, l’article D1221-23 du Code du travail impose :
| Mention | Pour qui |
|---|---|
| Nom et prénoms | Tous |
| Nationalité | Tous |
| Date de naissance | Tous |
| Sexe | Tous |
| Emploi et qualification | Tous |
| Dates d’entrée et de sortie de l’établissement | Tous |
| La mention « contrat à durée déterminée » | CDD, dont les extras |
| La mention « salarié à temps partiel » | Temps partiel |
| La mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation » | Alternants |
| La mention « salarié temporaire », avec le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire | Intérimaires |
| La mention « mis à disposition par un groupement d’employeurs », avec son nom et son adresse | Groupement |
| Le type et le numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail | Salariés étrangers soumis à autorisation |
| La date de l’autorisation d’embauche ou de licenciement, ou à défaut de la demande | Quand une autorisation est requise |
Pour les stagiaires : nom et prénoms, dates de début et de fin du stage, nom et prénom du tuteur et lieu de présence du stagiaire. Pour les volontaires en service civique : nom et prénoms. Ils sont inscrits dans l’ordre de leur arrivée.
Papier ou numérique, et combien de temps
- L’ordre chronologique des embauches est obligatoire. On n’efface pas une ligne quand quelqu’un part : on renseigne sa date de sortie.
- Le papier reste la règle, mais un registre informatique est admis s’il offre des garanties de contrôle équivalentes (impossible de modifier une ligne sans laisser de trace, consultation possible à tout moment).
- Il se tient dans chaque établissement. Un groupe de trois restaurants tient trois registres. Un registre gardé seulement au siège, ou chez l’expert-comptable, ne suffit pas.
- Conservation : cinq ans après le départ du salarié.
- Consultation : l’inspection du travail et le CSE (représentants du personnel) peuvent le demander à tout moment.
Les sanctions
Un registre absent, incomplet ou mal tenu est puni d’une amende de 750 € (contravention de 4e classe), appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés. Avec dix extras non inscrits, la note monte vite. Refuser de présenter le registre à l’inspection du travail peut en outre être poursuivi comme un obstacle à ses contrôles.
L’extra du samedi soir qu’on « mettra au registre lundi ». Inscrivez chaque extra le jour de son arrivée, comme vous faites sa déclaration préalable à l’embauche. Lire aussi : les règles du contrat d’extra.
Le modèle Excel, onglet par onglet
- Salariés : une ligne par embauche, toutes les colonnes de l’article D1221-23, avec des listes déroulantes pour le sexe, le contrat et le temps partiel.
- Stagiaires : les colonnes propres aux stages.
- Mode d’emploi : les règles de tenue en une page.
Le fichier se lit aussi dans Federy : déposez-le dans RH → Importer, et les fiches de votre équipe se créent en une fois.
Votre équipe, ses contrats et ses documents au même endroit
Federy garde la fiche de chaque salarié avec ses contrats signés en ligne, ses entrées, ses sorties et ses absences. Il ne stocke volontairement ni la nationalité ni la date de naissance : votre registre légal reste à tenir à côté, et le modèle ci-dessus s’importe en un clic.
Questions fréquentes
Le registre unique du personnel est-il obligatoire ?
Oui, dans tout établissement qui emploie au moins un salarié (article L1221-13 du Code du travail). Seuls les particuliers employeurs et les associations utilisant le chèque emploi associatif en sont dispensés.
Faut-il inscrire les extras au registre du personnel ?
Oui. Chaque extra embauché en CDD d’usage est un salarié et doit être inscrit, avec la mention « contrat à durée déterminée » et ses dates d’entrée et de sortie, même pour une seule journée.
Le registre du personnel peut-il être tenu sur Excel ?
Le registre peut être tenu sur support informatique s’il offre des garanties de contrôle équivalentes au papier. Un simple fichier modifiable sans trace est fragile en cas de contrôle : beaucoup d’employeurs l’impriment et le font relier, ou utilisent un logiciel qui horodate chaque modification.
Combien de temps faut-il conserver le registre du personnel ?
Les mentions doivent être conservées cinq ans à compter du départ du salarié de l’établissement.
Quelle est la sanction en l’absence de registre ?
Une amende de 750 € (contravention de 4e classe), appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés.